Счёт, акт и УПД: как оформить документы без ошибок

Счёт на оплату, акт и универсальный передаточный документ выполняют разные задачи. Счёт просит оплатить, акт подтверждает приёмку результата, УПД может объединять отгрузочный документ и счёт-фактуру. Один шаблон не превращает эти документы взаимозаменяемые.

Соберите черновик документа: сервис формирует одну позицию и открывает печать браузера, где можно выбрать «Сохранить как PDF».

Что указать в счёте на оплату

Проверьте номер и дату, наименование продавца и покупателя, ИНН, описание товара или услуги, количество, цену, НДС и итоговую сумму. Для безналичной оплаты обычно нужны банковские реквизиты получателя; в текущем черновике их следует добавить при дальнейшей доработке под собственный шаблон.

Счёт сам по себе не подтверждает оказание услуги и не заменяет договор. Самозанятому также нужно сформировать чек в «Моём налоге» по правилам НПД.

Когда нужен акт

Акт фиксирует, что исполнитель передал, а заказчик принял работы, услуги или товар. В описании должно быть понятно, что именно принято и за какой период. Формулировка «Услуги» без деталей часто вызывает вопросы при сверке.

Подписи и реквизиты сторон оформляются по договорённости с контрагентом и требованиям вашего учёта. Перед отправкой проверьте полномочия подписанта и совпадение суммы со счётом.

Что важно знать про УПД

УПД имеет установленную форму, статусы и правила электронного обмена. Простая таблица с названием «УПД» не становится официальным электронным документом. Для обмена с контрагентом обычно нужен оператор ЭДО и корректный XML, а не PDF из браузера.

Наш инструмент создаёт только визуальный черновик для сверки. Он не формирует счёт-фактуру, не присваивает статус и не передаёт файл в ФНС или контрагенту.

Как не ошибиться с НДС

Ставка должна соответствовать операции и применяемому режиму. На специальных ставках 5% и 7% входной НДС не вычитают; общая ставка в 2026 году — 22%, для отдельных операций действуют льготы и освобождения.

Нельзя выбирать 0% только потому, что бизнес на УСН: сначала проверьте освобождение по доходам и сам вид операции. Схема ставок разобрана в руководстве по НДС.

Проверка перед отправкой

1. Сверьте название и ИНН контрагента с выпиской из реестра, а не только с письмом менеджера.
2. Проверьте номер, дату, период услуги и математику каждой позиции.
3. Убедитесь, что сумма без НДС, налог и итог сходятся.
4. Добавьте реквизиты и подписи, необходимые по договору.
5. Сохраните исходный редактируемый файл и финальный PDF в архиве документов.

Для первичной проверки номера используйте гид по ИНН, а для статуса и адреса — официальную выписку ФНС.

Это ориентир на 2026 год, а не официальный бланк ФНС, электронный документооборот и не замена проверки договора.